In data 20 dicembre 2018, il ricorrente del procedimento principale avanzava una richiesta a un’agenza di consulenza commerciale (CRIF) di avere accesso ai dati personali che lo riguardano ai sensi dell’art. 15 RGDP. A ciò veniva aggiunta la richiesta circa la fornitura di copia dei documenti per tali intendendo i messaggi di posta elettronica e gli estratti di banche dati contenenti i suoi dati “in un usuale formato tecnico”.

La CRIF trasmetteva al ricorrente l’elenco dei suoi dati personali oggetto di trattamento in forma sintetica. Dinnanzi a questa modalità, il ricorrente riteneva che la CRIF avrebbe dovuto trasmettergli copia di tutti i documenti contenenti i suoi dati come messaggi di posta elettronica, estratti di banche dati. Di conseguenza, egli proponeva reclamo alla DSB la quale, in data 11 settembre 2019, lo respingeva sottolineando come la CRIF non avesse violato il diritto di accesso ai dati personali del ricorrente nel procedimento principale.

Il Giudice del rinvio, essendo investito del ricorso avanzato dal ricorrente, si interrogava circa l’esatta interpretazione da fornire all’obbligo di fornire una “copia” dei dati personali. Precisamente, il Giudice si chiedeva se detto obbligo sia soddisfatto qualora il responsabile del trattamento trasmetta i dati sotto forma di tabella sintetica o se detto obbligo implichi la trasmissione di estratti di documenti o di documenti interi.

Tale interrogativo, insieme ad altri, induceva il Bundesverwaltungsgericht (Corte amministrativa federale, Austria) a sospendere il procedimento per sottoporre alla Corte di Giustizia anche la questione attinente alla interpretazione da fornire alla nozione di “copia” ex art. 15 RGPD. Più precisamente, viene chiesto se la nozione di copia, appunto, “debba essere interpretata nel senso che per essa si intenda una fotocopia o un facsimile oppure una copia elettronica di un dato (elettronico) oppure se in detta nozione, conformemente al significato fornito dai vocabolari tedesco, francese e inglese, rientri anche una ‘Abschrift’, un “double” (‘duplicata’) o un ‘transcript’”. Ulteriore domanda connessa a questa, sempre connessa all’art 15 par. 3 RGDP, è se esso “debba essere interpretato nel senso che vi è contemplato un diritto dell’interessato ad ottenere una copia – anche – di tutti i documenti nei quali i suoi dati personali sono oggetto di trattamento o una copia di un estratto da una banca dati qualora essa sottoponga a trattamento dati personali oppure nel senso che esso prevede – soltanto – un diritto dell’interessato alla riproduzione fedele all’originale dei dati personali cui occorre concedere l’accesso ai sensi dell’articolo 15, paragrafo 1, del RGPD”.

In altri termini, la questione è come contemperare il principio di trasparenza, ex art. 12 par. 1, con l’art. 15, par. 3 RGDP. Sul punto, la Corte, con sentenza. Nella causa C‑487/21, evidenzia come il RGDP non contenga una definizione di “copia”. Dunque, si deve tener conto del significato che viene normalmente attribuito a detto termine, ossia, “riproduzione o la trascrizione fedele di un originale, cosicché una descrizione puramente generale dei dati oggetto di trattamento o un rinvio a categorie di dati personali non corrisponderebbe a detta definizione”.

Per quanto concerne il significato da attribuire all’espressione “dato personale”, la conclusione a cui perviene la Corte di Giustizia è che esso comprende non solo i dati raccolti e conservati dal titolare del trattamento ma anche tutte le informazioni risultanti da un trattamento di dati personali che riguardano una persona identificata o identificabile. Alla luce di ciò, l’art. 15 par. 3 RGDP conferisce all’interessato il diritto di ottenere una riproduzione fedele dei suoi dati personali.

L’obiettivo che tale disposizione persegue è quello di consentire all’interessato di verificare che i dati che lo riguardano siano corretti e trattati in modo lecito. In altri termini, il diritto di accesso è funzionale a garantire il diritto all’oblio, il diritto di rettifica, il diritto di opposizione al trattamento dei suoi dati personali e, infine, il diritto di agire in giudizio. A ciò si aggiunga che è conforme al principio di trasparenza che le informazioni fornite all’interessato siano concise, facilmente accessibili, di facile comprensione e formulate in un linguaggio semplice e chiaro.

In conclusione, la Corte di Giustizia dell’Unione Europea ha affermato che “il diritto di ottenere dal titolare del trattamento una copia dei dati personali oggetto di trattamento implica che sia consegnata all’interessato una riproduzione fedele e intelligibile dell’insieme di tali dati. Detto diritto presuppone quello di ottenere copia di estratti di documenti o addirittura di documenti interi o, ancora, di estratti di banche dati contenenti, tra l’altro, tali dati, se la fornitura di una siffatta copia è indispensabile per consentire all’interessato di esercitare effettivamente i diritti conferitigli da tale regolamento, fermo restando che occorre tener conto, al riguardo, dei diritti e delle libertà altrui”.